Équité salariale : 10 questions

Vous venez de recevoir votre déclaration en matière d’équité salariale, communément appelée DEMES et vous vous posez des questions?

Vous devez faire votre équité salariale, ou encore votre maintien et vous pensez avoir besoin d’un support externe?

Voici 10 questions à vous poser afin de bien choisir le consultant ou la firme qui vous accompagnera!

1. Combien avez-vous de catégories d’emplois?

Afin d’évaluer l’ampleur de la tâche, la première information à trouver (une fois que vous aurez identifié votre période de référence¹), est le nombre de catégories d’emploi présentes au sein de votre entreprise. Pour vous aider à les identifier, la Loi sur l’équité salariale affirme qu’une « catégorie d’emplois est un regroupement d’emplois ayant en commun les trois caractéristiques suivantes :

• a) des fonctions ou des responsabilités semblables;
• b) des qualifications semblables;
• c) la même rémunération, soit un même taux ou une même échelle de salaire.² »

Une fois que vous aurez une réponse à cette question, vous pouvez passer à la deuxième question, qui concerne vos ressources internes.

2. Quelles ressources avez-vous à l’interne?

Avez-vous un(e) conseiller(ère) en ressources humaines ou encore un(e) adjoint(e) administratif(ve) qui aurait de l’intérêt à participer à l’exercice d’équité salariale? À cette 2e étape, vous devez identifier quelles ressources au sein de votre organisation peuvent prendre part à l’exercice en matière d’équité salariale.

3. Quelle expertise cette ressource a-t-elle?

Lorsque vous aurez identifié une personne intéressée à participer au processus, par exemple, votre adjointe ou adjoint administratif, demandez-vous quelle est l’expertise de cette personne? Sans doute n’a-t-elle jamais fait ce genre d’exercice, mais est-elle prête à se retrousser les manches pour aider?

Les conseillers en ressources humaines et en relations industrielles qui détiennent le titre professionnel CRHA ou CRIA jouissent d’une crédibilité supérieure auprès des dirigeants d’entreprise et sont protégés par le Code des professions du Québec. Un élément qui pourrait faire une grande différence dans votre décision.

4. Quel est le temps disponible de cette ressource?

C’est bien d’avoir une personne aux ressources humaines ayant un minimum d’expertise pour le processus d’équité salariale, ou encore une personne à l’administration qui n’a pas d’expertise, mais de l’intérêt. Vous devez toutefois vous assurer du temps disponible de cette personne. A-t-elle une heure par semaine à y investir ou dix heures? Réaliser un exercice d’équité salariale demande du temps et celui-ci variera en fonction du nombre de catégories d’emplois que vous avez identifié à la question 1.

5. Quelle est l’urgence de la situation?

Une fois que vous avez le portrait de vos ressources à l’interne, vous devez vous demander quelle est l’urgence de la situation : quel est votre délai pour réaliser votre programme/démarche d’équité salariale³ ? Vous pouvez vouloir agir en proactivité et préparer votre conformité avant votre échéance ou encore la Commission de l’équité salariale peut vous avoir contacté en raison d’un retard. Si votre organisation est en retard, vous n’avez pas vraiment le choix de mettre une mention « urgence » sur le dossier. Finalement, si vous avez jusqu’au 1er janvier 2016, par exemple, vous avez du temps devant vous, mais n’attendez pas à la dernière minute!

Vous avez maintenant en main toutes les informations concernant votre date butoir et vos ressources. Vous êtes prêts à appeler un ou des consultants pour voir ce que ceux-ci ont à vous offrir. Voici les questions à leur poser.

6. Estimation de temps

Avec les informations identifiées ci-haut, un consultant ou une firme devrait être en mesure de vous fournir une estimation relativement précise du temps qui lui sera nécessaire pour procéder à l’exercice. Assurez-vous d’avoir cette information précise avant de donner le mandat.

7. Quel outil le consultant utilise-t-il pour faire l’exercice?

Demandez-lui quel outil il utilise pour faire l’exercice d’équité salariale et s’il vous sera possible d’avoir cet outil une fois le mandat conclu. Vous devez faire le maintien de l’équité à tous les 5 ans. Si une ou des catégories d’emplois sont créées entre temps dans votre entreprise, vous devrez les créer dans l’outil et les évaluer. Voilà pourquoi il est important que vous ayez accès à l’outil de travail. Certains privilégient de créer un lien de dépendance du client envers eux, d’autres de le rendre autonome ou de ne pas restreindre sa liberté future de faire affaires avec une autre personne (interne ou externe).

8. Formation sur l’outil et support technique

Est-ce que le consultant ou la firme vous offrira de la formation sur l’outil en question? Existe-t-il un support technique une fois le mandat terminé? Ces questions sont importantes, car si vous avez un problème quatre ans après avoir terminé le mandat, vous devez savoir à qui vous vous pourrez vous référer. Si l’outil devient inutilisable, vous devrez peut-être reprendre l’exercice du début lors du maintien. L’utilisation du progiciel de l’équité salariale écarte ces problèmes, puisque la Commission offre un soutien technique gratuit pour cet outil⁴ .

9. Formation sur la méthode d’évaluation

C’est bien beau savoir comment utiliser l’outil et l’avoir à sa disposition, si vous ne comprenez pas ou ne connaissez pas la méthode d’évaluation des postes qui a été utilisée et qu’une nouvelle catégorie est créée, vous devrez reprendre l’exercice de A à Z lors de votre maintien. Assurez-vous donc que le consultant ou la firme qui vous supportera dans cet exercice prendra le temps de vous former sur la méthode d’évaluation choisie, mais qu’elle soit également documentée clairement.

10. Rapport

Finalement, un consultant professionnel devrait vous remettre un rapport expliquant la démarche utilisée et expliquant le processus réalisé. Ceci vous supportera lors du maintien et vous sera fort utile si la Commission fait une vérification sur votre exercice ou si une plainte est déposée.

Au final, 3 choix s’offrent à vous si vous faites affaires avec un consultant :

• une offre clé en main, complètement impartie auprès du consultant ou de la firme
• un accompagnement aux diverses étapes pour assurer un processus exécuté selon la Loi
• un mixte des 2 premières options, soit un travail réalisé par un consultant, mais auquel vous participerez.

Les questions 1 à 5 de même que l’estimation de temps du mandat devraient vous aider à faire un choix parmi ces trois options.

Si vous avez encore des hésitations ou aimeriez y voir plus clair, n’hésitez pas à communiquer avec un professionnel chez Proxima Centauri, il nous fera plaisir de vous supporter dans cette démarche.

Références :

¹ http://www.ces.gouv.qc.ca/apropos/loi_03.asp

² http://www.ces.gouv.qc.ca/realiserequite/regles/identifiercategories.asp

³ http://www.ces.gouv.qc.ca/documents/tableaux/Assujettie.pdf & http://www.ces.gouv.qc.ca/realiserequite/regles/determinertaille.asp

⁴ http://www.ces.gouv.qc.ca/realiserequite/progiciel/logiciel.asp