Un référentiel de compétences… pour qui, pourquoi ?

Gestion
Qu'est-ce qu'un référentiel de compétences

Construire un référentiel de compétences

Les référentiels de compétences jouent un rôle essentiel dans les démarches liées à la gestion des compétences. On peut même considérer qu’aucune organisation ne peut se passer, à un moment donné dans sa trajectoire, de la rédaction d’un référentiel de compétences c’est-à-dire d’une liste plus ou moins détaillée des compétences qui sont attendues par la direction pour un poste, une catégorie d’emploi, pour les cadres, etc.

À quoi sert un référentiel de compétences

La démarche est très variable concernant sa construction et son utilisation. Le référentiel de compétences est un outil de gestion à géométrie variable, c’est-à-dire dont l’usage peut se moduler en fonction des objectifs et des circonstances. Sa création permet de réaliser et/ou d’appuyer des actes de gestion tels que les entretiens annuels d’évaluation, le positionnement d’un poste dans l’échelle salariale, le cheminement de carrière ou encore le besoin de formation. Le référentiel de compétences peut aussi identifier les différences entre les emplois et les passages possibles de l’un à l’autre permettant ainsi d’élaborer des projets de mobilité professionnelle et d’envisager des parcours qualifiants et évolutifs.

Il favorise une homogénéité des définitions, crée un langage commun et consolide l’interprétation des compétences auprès de tous les employés mettant en évidence le passage de l’implicite à l’explicite. Il permet aux employés de mieux se situer par rapport aux actions et donne une clarification vis-à-vis des comportements attendus.

Il sert d’appui et de repère à la rédaction des profils de poste lors des recrutements ainsi qu’à la création de questions d’entrevues en lien avec une démarche par compétences. Il fournit également un cadre d’accueil des nouveaux employés ; utilisé comme une carte de navigation disponible dès le début de l’intégration, il permet de comprendre l’étendue des compétences professionnelles à acquérir et guide la personne tout au long de ses acquisitions.

D’un point de vue stratégique, un référentiel peut rendre visible les compétences qui doivent s’articuler entre les individus et la stratégie de l’organisation ou encore celles qui doivent être renforcées pour soutenir le positionnement concurrentiel de l’organisation.

Certes, le référentiel de compétences est un outil de pilotage, mais sans aucun doute un outil de réflexion stratégique, un outil de communication et de dialogue entre les différentes personnes clefs de l’organisation et les employés.

L’élaboration du référentiel de compétences

Le référentiel de compétences est par définition l’ensemble des compétences clés qui permet à la personne « d’agir avec pertinence et compétence dans une situation donnée » (Le Boterf, 2008) dans le cadre de son poste. Il s’agit non pas seulement d’« avoir des compétences », mais plutôt d’« agir avec compétence ». Plusieurs connaissent les notions de savoir, savoir-faire et savoir-être, mais aujourd’hui, on parle de plus en plus de savoir agir complexe dans des situations professionnelles variées et qui mène vers un résultat. Ce qui distingue les individus au travail est surtout leur capacité à agir avec compétence et pertinence dans plusieurs familles de situations.

Il existe une grande diversité de référentiels; certains sont davantage axés sur les compétences techniques, d’autres sur les compétences comportementales. Il est quand même suggéré que la réflexion porte sur le portefeuille de compétences clés du poste c’est-à-dire, le savoir agir complexe que doit détenir le titulaire du poste et non prétendre à une exhaustivité (ex. : une liste interminable de savoirs, savoir-faire, savoir-être). Il ne doit pas être pas une description de l’activité, non plus être une simple liste de compétences rangées par catégories. Les référentiels de compétences doivent être des révélateurs des priorités de l’organisation et de la raison d’être du poste.

Une des premières questions à se poser est donc : quelle est la raison d’être du poste? Pourquoi cet emploi existe-t-il dans notre organisation et que doit accomplir le ou la titulaire du poste afin de faire la différence et atteindre sa mission?

L’identification des compétences professionnelles peut prendre sa source dans la description de poste ou la fiche d’emploi. Les outils d’évaluation ou d’entretiens annuels peuvent également guider la réflexion à l’égard du rôle à exercer.

L’analyse des situations auquel est confronté le ou la titulaire du poste peut également servir à identifier les compétences clés. L’environnement interne et externe de l’organisation, les parties prenantes, les types de clients, les obstacles souvent rencontrés, la complexité de certaines tâches peuvent créer un système de repérage des exigences et confirmer l’identification du portefeuille de compétence.

Un des éléments de succès dans la création d’un référentiel de compétences est que ce dernier soit construit et rédigé de manière à faire sens pour ceux qui en sont les destinataires. Par conséquent, l’identification d’un savoir agir complexe peut passer par un entretien avec le ou la titulaire du poste afin de capturer la pratique professionnelle réelle et les compétences clés tout en scellant une forme d’accord autour de la représentation du travail.

Les échelles de niveau des compétences

On peut également amener le référentiel à un niveau supérieur, c’est-à-dire identifier une échelle de gradation de la compétence. Le but de cette fonction est de fournir une représentation générale des différents niveaux d’une compétence et non de proposer une liste exhaustive d’éléments.

Les échelles peuvent varier de différents niveaux. Elles définissent l’étendue complète de l’expression de la compétence, du niveau le plus bas jusqu’au plus élevé.

Par exemple, une échelle de 5 niveaux pourrait être : très peu développée (niveau 1) à excellente maitrise (niveau 5). Chaque niveau exige une description qui se présente par un paragraphe structuré ou par des exemples de comportements observables. La clarté des formulations des niveaux est cruciale ainsi que la netteté des distinctions entre les niveaux.

Un autre exemple d’échelle de compétence est celui de l’Agence du revenu du Canada (avril 2016) :

Niveau 1 – Habituellement un comportement réactif.

Niveau 2 – Habituellement un comportement actif.

Niveau 3 – Habituellement un comportement proactif.

Niveau 4 – Habituellement un comportement stratégique.

Le référentiel de compétences : outil de plus en plus indispensable.

Un référentiel de compétence est un outil essentiel pour une entreprise qui souhaite optimiser ses ressources humaines, améliorer sa performance et se démarquer de la concurrence. Il permet de définir les compétences attendues pour chaque poste, de les évaluer et de les développer. Il favorise également la mobilité interne, la motivation et la fidélisation des collaborateurs.

En somme, un référentiel de compétence est un levier stratégique pour une entreprise qui vise l’excellence. Il contribue à aligner les objectifs individuels et collectifs, à renforcer la culture d’entreprise et à valoriser le potentiel de chaque employé. Il constitue ainsi un atout majeur pour la compétitivité et la pérennité de l’entreprise.

Si certaines entreprises rencontrent des difficultés pour créer ou mettre à jour leur référentiel de compétence, elles peuvent faire appel à notre cabinet-conseil. Nous disposons d’une équipe d’experts en gestion des compétences, qui saura les accompagner dans la définition, l’évaluation et le développement de leurs compétences clés. Nous proposons également des solutions personnalisées et adaptées à leurs besoins spécifiques. Avec Proxima Centauri, les entreprises bénéficieront d’un référentiel de compétence de qualité, qui leur permettra d’optimiser leur performance et leur compétitivité.

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