Titre du poste : Secrétaire (#53)
Voici un modèle de description d’emploi qui peut vous servir de fondation pour présenter clairement les attentes et responsabilités liées au poste de secrétaire – réceptionniste.
Cet exemple proposé peut vous appuyer et vous guider pour rédiger, revoir ou bonifier une description d’emploi dans le cas où elle est inexistante ou dans une situation d’amélioration.
Description du poste
Le secrétaire joue un rôle clé dans la relation client et l’organisation du travail. Cette personne est responsable de répondre aux client, de coordonner les rendez-vous avec les professionnels et d’effectuer différentes tâches administratives. En support à l’équipe, le secrétaire s’assure de répondre aux besoins et questions des clients et de leur fournir l’information pertinente dont ils ont besoin.
Responsabilités et tâches principales
- Accueillir les visiteurs (clients, patients, représentants, partenaires, etc.).
- Effectuer la gestion et, au besoin, la redirection des appels et courriels.
- Effectuer la prise de rendez-vous et la gestion des disponibilités de l’équipe.
- Rédiger, réviser et corriger la documentation (mémos, communiqués, factures, présentations, brochures, rapports, etc.).
- Tenir l’inventaires de fournitures de bureau et effectuer les commandes de papetrie.
- Établir et maintenir un système de classement de l’information.
- Toutes autres tâches administratives en support à l’équipe.
- Au besoin, assurer la gestion des paiements auprès de la clientèle.
Formation requise et conditions d’accès
Formation professionnelle de bureautique ou secrétariat, DEC Technique de bureautique ou techniques administratives ou toute autre formation pertinente. Une certaine expérience est généralement demandée.
Compétences et qualifications requises
Maîtrise des outils informatiques courants, Maîtrise du français écrit.
Autonomie, Souci du détail, Débrouillardise, Proactivité, Capacité à travailler sur différents dossier simultanément, Capacité d’adaptation face aux imprévues.
Sens du service client, Courtoisie, Clarté dans les communications, Capacité de travail d’équipe.
Atouts (facultatif)
Connaissance des logiciels comptables, Connaissance du domaine.
Les principaux secteurs d’activité dans l’ensemble du Québec où l’on retrouve le poste de secrétaire :
Tous les secteurs.
Ensemble de mots-clés pour le poste de secrétaire :
Mots-clés : Gestion client, Service client, Réception.
Mots-clés pour des recherches booléennes pour un poste de secrétaire
- « Soutien administratif » – Pour identifier les candidats ayant de l’expérience en fourniture de soutien administratif général.
- « Gestion de bureau » – Pour trouver des candidats qui gèrent les opérations quotidiennes du bureau.
- « Gestion des calendriers » – Important pour cibler les candidats capables de gérer les calendriers et les rendez-vous.
- « Réconciliation bancaire » – Pour les candidats ayant des compétences en gestion financière et réconciliation bancaire.
- « Logiciels bureautiques » – Pour trouver des candidats familiers avec les logiciels bureautiques comme Microsoft Office.
Rémunération pour un emploi comme secrétaire :
Au Québec, la rémunération pour les postes de secrétaire peut varier considérablement en fonction de plusieurs facteurs, tels que l’expérience de la personne, la taille de l’organisation, le secteur d’activité, et la localisation géographique.
En 2024, les tendances salariales pour ces postes continuent d’évoluer en réponse aux changements du marché du travail, à l’inflation et aux ajustements des pratiques de rémunération des entreprises.
Pour un secrétaire, le salaire de départ pour quelqu’un avec peu d’expérience peut se situer autour de 45 000 $ à 50 000 $ CAD par an. Avec l’accumulation d’expérience, de compétences spécifiques et des responsabilités accrues, le salaire peut augmenter, atteignant potentiellement
60 000 $ à 65 000 $ CAD pour des individus ayant plus de 7 années d’expérience.
Pour obtenir des informations précises et à jour sur les salaires pour un poste de secrétaire au Québec, contacter des recruteurs spécialisés dans le domaine. Ils pourront vous prodiguer des conseils personnalisés à votre contexte.
Conclusion
Avec son expertise de pointe, Proxima Centauri a développé un modèle unique, un gabarit type de description d’emploi qui permet de mieux gérer les étapes clés du cycle de l’emploi et de se démarquer dans sa gestion des ressources humaines. Ce modèle est disponible ici en format word :
GABARIT/MODÈLE UNIQUE – DESCRIPTION EMPLOI
Tests d’évaluation pour emploi comme secrétaire :
L’intégration de tests d’évaluation ou de tests psychométriques dans un processus de recrutement offre un avantage significatif pour identifier les candidats les plus adaptés à un poste. Ces outils permettent d’aller au-delà du CV et de l’entretien traditionnel, en fournissant une analyse objective et approfondie des compétences, de la personnalité ou encore des aptitudes de chaque candidat.
Pour faire des choix éclairés, réduire le risque d’embauches incompatibles, ou obtenir l’opportunité de mieux connaître vos candidats.es, l’utilisation de tests contribue à optimiser les processus de recrutement, en assurant une sélection de talents à la fois stratégique et harmonieuse, bénéfique pour les deux parties.
TESTS disponibles chez Proxima Centauri :
- Outil de Team Building : FIRO entreprise
- L’indice de personnalité au TRAVAIL – compétences en LEADERSHIP
- Indicateur de types de psychologiques MYERS-BRIGGS
- Outil de résolution de conflits Thomas-Kilmann (TKI)
- Prédicteur de réussite en VENTES
- Inventaire de personnalité et valeurs interpersonnelles
- Test d’habiletés cognitives
- BGTA – Batterie générale de tests d’aptitudes
- Test d’intelligence
- Test de français
- Test de sécurité au travail
En savoir plus : https://www.gestionproximacentauri.com/gestion/services-en-gestion/tests-psychometriques/
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