L’ampleur prise dans la vie quotidienne par les médias sociaux n’est plus à être démontrée. Comme les employés et les cadres visitent régulièrement LinkedIn, Facebook et autres médias sociaux, les employeurs se questionnent sur la façon de réagir à cette réalité. Pour une organisation, se lancer dans l’utilisation de ces médias pour chercher certains bénéfices peut être attrayant, mais certains risques y sont aussi associés. Un exercice de positionnement organisationnel à cet égard est donc souhaitable.
Dans une enquête provinciale réalisée par Proxima Centauri, 50% des répondants ont déclaré ne pas avoir de politique d’utilisation des médias sociaux dans leur organisation ou ne pas savoir si une telle politique était en place. Seulement 23% des répondants stipulaient avoir une politique actualisée et communiquée.
À l’ère du Coronavirus, le monde du travail est présentement impacté et sera métamorphosé suite à cette crise planétaire actuelle. La propagation rapide du Covid-19 a forcé la mise à pied de beaucoup d’employés ainsi que des changements importants au sein de nombreuses organisations. Parmi ces changements rapides, beaucoup ont délaissé le bureau pour travailler de la maison. Cependant, ce nouveau mode de travail amenuise les limites entre la vie privée et le travail, déjà bien présent avec les médias sociaux. Le télétravail forcé mis en place précipitamment peut occasionner un lot de conséquences et problématiques auxquelles des solutions devront être apportées à court terme.
À cet effet, Proxima Centauri rend disponibles 2 webinaires et sa trousse d’outils qui permet d’implanter efficacement le TÉLÉTRAVAIL (80% de réduction pour faciliter l’implantation de bonnes pratiques à l’ère de cette crise cruciale que nous vivons tous et toutes) : En savoir plus >>
Les organisations doivent rapidement revoir ou mettre en place une politique sur l’utilisation des médias sociaux et avoir des communications internes pour sensibiliser, informer et prévenir des conséquences fâcheuses éventuelles, notamment une atteinte possible à l’e-réputation de l’organisation.
Qu’est-ce que l’e-réputation?
L’E-réputation est l’ensemble des propos et informations qui sont relayés sur votre organisation / votre marque à travers le web et les différents médias sociaux. Pouvoir l’évaluer, être en mesure de la sauvegarder est un enjeu crucial, car celle-ci influencera directement votre capacité à attirer les talents ou les clients et même les retenir.
Si vous souhaitez savoir comment gérer efficacement votre e-réputation ou encore découvrir des outils efficaces pouvant vous appuyer à mettre en place une veille active, nous vous suggérons la lecture de l’un de nos articles précédents qui vous présente plus de 10 outils de veille et/ou d’e-réputation : Outils de veille et de e-reputation
Pourquoi une politique d’utilisation des médias sociaux ?
L’employeur a certains devoirs et responsabilités, tout comme c’est le cas pour les employés. La liberté d’expression ne permet pas tout. L’employeur doit adopter une politique afin de protéger sa réputation. Plusieurs bonnes raisons peuvent vous porter à mettre en place une politique médias sociaux et la communiquer à vos employés :
- Éviter des débordements, tant à l’interne qu’à l’externe.
- Énoncer des règles claires au sujet des commentaires que peuvent formuler vos employés au sujet de l’entreprise, mais également de leurs collègues.
- Renseigner et informer sur le cyberharcèlement, la cyberintimidation, le service à la clientèle et les personnes-ressources.
Une telle politique est toujours en évolution puisqu’elle se bonifie constamment pour appuyer vos communications à la fois internes et externes, en s’ajustant au contexte dynamique dans lequel nous naviguons tous.
Les droits et obligations de chacun
La ligne peut parfois être mince entre la vie privée et la vie professionnelle. Cependant, la jurisprudence est claire. Même si des commentaires ont été déclarés ou rédigés à l’extérieur des heures de bureau, les droits, ainsi qu’obligations des salariés et employeurs, demeurent. Bien évidemment, les politiques de l’employeur continuent de s’appliquer également. Si l’employeur prend connaissance de propos inappropriés publiés sur les médias sociaux, il peut alors imposer des sanctions disciplinaires en tenant compte des circonstances.
Facteurs atténuants ou facteurs aggravants pouvant influencer des sanctions disciplinaires :
- la durée de l’utilisation abusive,
- le caractère répétitif de la conduite fautive,
- la fonction exercée au sein de l’entreprise,
- le mensonge de l’employé,
- la diminution de la productivité et les autres coûts.
Puisque les réseaux sociaux sont des plateformes permettant la diffusion et le partage d’informations à de nombreux autres utilisateurs, personne ne peut prétendre que cela concerne uniquement la vie privée.
Différences entre politique médias sociaux et nétiquette ?
Qu’est-ce qu’une politique médias sociaux ? C’est un document écrit et communiqué pour encadrer la bonne utilisation des médias sociaux par les employés.
Qu’est-ce qu’une nétiquette ? C’est une charte de règles et bons comportements pour votre communauté sur les médias sociaux (ex: «ne pas publier de publicités» ou «les commentaires inappropriés seront supprimés», etc.)
Conclusion sur la politique des médias sociaux à l’ère du Coronavirus
Lors des dernières semaines, nous constatons le meilleur de l’humain, mais également le pire. Le pape François (FRANCIS SANTA MARTA) déclarait lors de la journée mondiale des communications sociales que « Les médias sociaux deviennent anti-sociaux et anti-humains lorsqu’ils sont utilisés pour accroître les différences, nourrir les soupçons, répandre des mensonges et propager les préjugés. »
Proxima Centauri a développé une formation en ligne dédiée à cette problématique « Comment mettre sur pied ou réviser ma politique d’utilisation des médias sociaux. » Elle est disponible en tout temps et vous pouvez vous former depuis la maison ou au bureau ! En savoir plus >>
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