Pourquoi adopter un système de travail collaboratif interne ?

Le travail collaboratif, c’est quoi ?

C’est un mode de travail qui associe les compétences de chacun afin d’en sortir le meilleur. L’objectif est commun, chacun apporte ce qu’il sait faire de mieux avec ses idées et sa créativité. La hiérarchie peut parfois s’effacer du fait que tous les employés participent à un même projet, une même mission. Le travail collaboratif est un réel levier pour les entreprises.

Avec le télétravail, la digitalisation et la culture du partage qui sont de plus en plus au cœur des entreprises, le travail collaboratif devient une évidence. La tendance est en hausse comme en témoignent les nombreuses plateformes collaboratives qui voient le jours depuis quelques années.

Bien plus qu’un effet de mode, le travail collaboratif et les outils qui l’accompagnent sont des indispensables à la productivité et pérennité des entreprises d’aujourd’hui.

Quels sont les avantages d’un système de travail collaboratif interne ?

• Flexibilité et réactivité :
  Le travail collaboratif permet une grande flexibilité et cela est nécessaire pour ajuster les plans et les projets, au besoin. Car chaque projet évolue et chaque modification peut être un réel défi, mais si le travail collaboratif est mis en œuvre, la réactivité des équipes sera preuve de performance ! Il s’agit d’être agile en toute circonstance.

• Gain de temps : En travaillant ensemble, les collaborateurs évitent les intermédiaires et réfléchissent ensemble sur les différents projets, idées ou solutions. L’idée étant d’aller à l’essentiel, de diminuer les réunions services par services et leurs rapports, pour plutôt être tous présents sur les projets prioritaires, et se concentrer sur l’intérêt commun et les missions sans perdre de temps. Le gain de temps se traduit aussi par l’accessibilité à tous les éléments d’un projet, pour tous les employés.

• Organisation, même à distance : Le travail collaboratif va de pair avec la digitalisation des entreprises, avec notamment la mise en commun des fichiers sources et fichiers de travail, de planning, et de base de données. Il existe aussi de nombreuses plateformes collaboratives pour travailler efficacement et avoir une vue d’ensemble sur le rôle de chacun, quand et comment se réalise la tâche, et avec qui. La modernisation des espaces de travail met tout en œuvre pour simplifier la gestion, la diffusion de l’information et la collaboration dans une entreprise.

• Ambiance de partage de connaissance : Développer une intelligence collective en mettant en commun les connaissances et les savoir-faire de chaque employé pour obtenir les meilleurs résultats et atteindre les objectifs efficacement. Parce que plusieurs esprits en valent mieux qu’un, le travail collaboratif permet aux entreprises d’aller chercher le meilleur de chaque employé pour un résultat optimal.

Comment instaurer un système de travail collaboratif ?

• Encourager les collaborateurs à s’exprimer, à donner leurs idées et points de vue. Faire comprendre qu’ils sont écoutés et que l’opinion de chacun est à prendre en compte. Rendre chaque projet le plus participatif possible. Certains collaborateurs pourraient aussi s’abstenir de donner leurs idées par intimidation ou manque de confiance, il est donc important de ne pas les laisser de côté.
  Il faut optimiser la communication et favoriser la circulation de l’information, en effet le travail collaboratif ne sera efficace que si la communication l’est aussi.
  

• Faire preuve de transparence. Les collaborateurs sont plus productifs lorsqu’ils sont conscients de la confiance qui leur est accordée, mais cette confiance s’associe à la transparence du le travail accompli. Tout le monde doit pouvoir être en mesure de savoir qui travaille sur quel projet, pour quel objectif et cela en temps réel, sans aucune retenue d’information.

• Diversifier les tâches. Dans un système de travail collaboratif, il est possible qu’un collaborateur soit amené à travailler sur un projet ou une expertise qui s’écarte de son habitude. Mais si ce dernier fait preuve des compétences nécessaires alors pourquoi ne pas le faire participer et l’encourager à partager son savoir.
  L’important étant autant de laisser la possibilité aux collaborateurs une phase d’adaptation et de pouvoir se retirer si ce n’était pas finalement pas le bon choix pour lui ou s’il s’éloigne trop de sa zone de confort.
  

• Simplifier le système de travail. Les premières étapes pour instaurer un système de travail participatif sont l’utilisation d’outils collaboratifs internes. Que ce soit un système de messagerie instantanée, la mise en commun des documents de travail accessible à tous les employés pour un avancement efficace, ou un système d’attribution ou de partage des tâches pour un meilleur suivi.

En utilisant un outil ou une plateforme collaborative, la recherche d’information ne sera plus une perte de temps ; plus besoin de demander où sont les fichiers, qui a géré et quand. Tout sera enregistré de façon efficace selon votre organisation. De plus, par le biais d’une messagerie instantanée, attendre désespérément une réponse à un courriel pour une question simple sera du passé !

Il existe de nombreuses plateformes collaboratives, à vous de choisir laquelle est la plus adaptée à vos besoins !

Exemple d’outils de partage et plateformes collaboratives :

Différents outils collaboratifs :

• TEAMS : Outil Microsoft, anciennement Skype Entreprise, Teams est une application de communication interne donnant accès à une messagerie instantanée plus efficace que les courriels. Cet outil permet d’organiser son calendrier en y faisant apparaître automatiquement les rencontres ; les personnes externes peuvent également accéder aux rencontres sur invitation. Il y a aussi la possibilité de créer des groupes de discussions, de partager des documents issus de la suite Office via Sharepoint, un intranet mobile intelligent, qui offre aussi la possibilité de travailler à plusieurs sur un même fichier en simultanée. Découvrir Teams.

• SLACK : Outil collaboratifs servant principalement à optimiser la communication des équipes. Il est possible d’y créer des canaux de discussions en duo, en groupe, de façon privée ou générale, selon les projets, les services ou évènements. Slack permet également de faire des rencontres, des appels, de partager des fichiers et de connecter diverses applications externes. Il est aussi possible d’intégrer Slack à d’autres applications telles que Trello ou Google Drive. Découvrir Slack.

• GOOGLE DRIVE : L’application phare de Google spécialisée dans le stockage, le partage et l’édition de fichiers en ligne. C’est avec une interface simple, fluide et intuitive que cette application séduit les usagers. Google Drive nécessite de posséder un compte Google, sans lequel vous n’aurez qu’une option de lecture des documents partagés, sans aucune interaction. Découvrir Google Drive.

Différentes plateformes collaboratives de gestion de projets :

• MONDAY : Plateforme qui permet la collaboration sur un seul espace de travail partagé, et qui offre une vision à 360° de tous les projets de l’entreprise. Les utilisateurs sont tous en phase pour suivre les évolutions de chaque projet. Monday a de nombreuses fonctionnalités : la gestion de calendriers interactifs et to-do listes transparentes, ainsi que l’intégration de nombreuses applications tels que les outils de communication Outlook, Slack, ou encore Twitter, Mailchimp, Shopify, GitHub, Linkedin (…) pour centraliser le maximum d’informations et améliorer la productivité. Découvrir Monday.

• ASANA : Asana propose une gestion de projets efficace sous forme de tableau de bord mais aussi de liste, et sa fonctionnalité de Timeline interactive rencontre un vrai succès pour optimiser la gestion de projet en équipe, lancer des projets rapidement et avoir une visibilité directe sur la progression de chacun avec création de rapport. Comme plusieurs outils de gestion, Asana offre de pouvoir relier toutes les activités sur une seule plateforme, grâce à l’intégration d’outils tels que Teams, Jira, Slack, Google agenda, Zoom (…). Découvrir Asana.

• TRELLO : Plateforme intuitive de gestion de projet inspirée de la méthode Kanban de Toyota. C’est une application très visuelle sous forme de tableaux de bord avec des listes/cartes de missions. Les tableaux peuvent être privés afin de gérer ses to-do listes et priorités, mais aussi groupés et collaboratifs afin de suivre l’avancement d’un projet en temps réel et gérer l’attribution et suivis des tâches. Découvrir Trello.

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