ON-BOARDING à distance

Aujourd’hui et de plus en plus depuis le début de la pandémie mondiale actuelle, les organisations et entreprises de toutes tailles sont confrontées aux défis liés du télétravail. Parmi les défis du travail à distance se retrouve notamment l’accueil et l’intégration des nouveaux employés.
L’arrivée dans une nouvelle organisation est un moment crucial autant pour le nouvel arrivant que pour les collègues. C’est la première impression qui compte et l’employé doit pouvoir rapidement se sentir bienvenue, intégré et à sa place.

Avant la pandémie, plus du 1/3 des entreprises du Québec possédait un processus d’accueil et d’intégration jugé inefficace ou encore inexistant. Avant la généralisation du télétravail, l’intégration des travailleurs avait plus ou moins d’importance selon les entreprises. Parfois tout pouvait se faire naturellement sans grandes interventions, alors qu’aujourd’hui il est indispensable de réfléchir à un processus d’on-boarding efficace pour démontrer ses valeurs, et garder les nouveaux talents dans ses équipes.

Une enquête québécoise, menée en 2020 par le Réseau pour un Québec Famille, a d’ailleurs indiqué un taux de près de 50% de télétravail, le taux de satisfaction de ces employés en télétravail est proche de 80%, selon Léger.

Qu’est-ce qu’un programme d’intégration ?

Les dirigeants et gestionnaires doivent revoir leur programme d’intégration existant pour relever ce nouveau défi et ce, de façon 100% virtuelle.
L’intégration ne consiste pas seulement à présenter le nouvel arrivant et son poste à ses nouveaux collaborateurs, mais à bien plus que ça. C’est le familiariser à ses missions et à sa nouvelle équipe, lui laissé le temps de trouver ses repères, le former aux savoir-faire, procédés et valeurs de l’entreprise, et lui transmettre toute l’information dont il a besoin pour comprendre ses missions, ses responsabilités, la hiérarchie et le fonctionnement de l’entreprise.
Réussir cette intégration à distance c’est garantir une belle première expérience à votre employé, et réunir toutes les conditions nécessaires à ce qu’il réalise au mieux ses objectifs au plus vite.

Comment réussir l’intégration à distance ?

• Anticiper la logistique : Logistique informatique, administrative ainsi que les ressources de travail.
  C’est-à-dire que le nouvel employé doit à son arrivée ne plus avoir à se soucier de l’aspect administratif, tout doit être réglé en amont, il doit avoir le matériel à disposition dès le jour 1 s’il lui est fourni, et tout le système informatique doit être prêt : son courriel, ses différents accès aux plateformes, dossiers et outils collaboratifs tels que la messagerie instantanée, les calendriers et projets en cours. L’intégration doit être des plus inclusive ; l’employé doit avoir autant de ressources à sa portée que ses collègues. Il peut être intéressant de prévoir une formation aux différents outils collaboratifs ; en effet avant les mesures de distanciation, nombreux sont les ceux n’ayant jamais utilisé ce type d’outils.

• Bâtir un plan et des indicateurs : La meilleure façon de s’assurer du succès de son intégration est certainement de réussir à « mapper le processus ». Plusieurs questions se posent : quelles sont les parties prenantes qui devront être responsabilisées, quelles sont les différentes étapes et tâches à réaliser et comment actualiser le processus dans le temps. Pour y répondre, il est recommandé d’aller sonder ses parties prenantes et de bâtir des indicateurs de suivi et réussites. Un sondage en milieu et fin parcours peut servir un double objectif : il permet de prendre le pouls chez l’employé et de se tenir à jour des améliorations possibles. De plus,

• Personnaliser le processus : Qu’il s’agisse d’une trousse d’accueil personnalisée aux intérêts de la personne ou du courriel qui annonce son arrivée, la personnalisation est clé. Elle permet de reconnaître que l’employé est humain avant tout (reconnaissance existentielle), de briser la glace et de trouver des points communs avec ses nouveaux collègues. Cela n’empêche pas la standardisation des processus et demande souvent peu de ressources ou d’énergie, mais impacte positivement votre processus. Par exemple, il peut s’agir d’un courriel avec trois faits cocasses sur chacun de vos nouveaux arrivants ou encore de laisser la personne décider de son « buddy » ou de son mentor. Règle générale : le mieux vous connaissez votre nouvel employé, le mieux vous pouvez l’intégrer à votre organisation. Cela est viable pour sa socialisation, mais aussi pour son intégration dans son équipe, à son gestionnaire et autres. Nous passons tellement de temps sur les étapes de recrutement et de sélection, alors que la socialisation est tout aussi importante.

• Responsabiliser tous les employés concernés : Trop souvent, ce sont seulement les ressources humaines et le gestionnaire immédiat qui sont sollicités dans l’arrivée du nouvel employé. Pourtant, l’intégration c’est l’affaire de tous. Aussitôt que durant le recrutement et la sélection, la participation de plusieurs personnes est utile au fit personne-organisation et personne-équipe. Déterminer une personne ressource de même niveau hiérarchique (« buddy ») et/ou de niveau supérieur (mentor) est une technique souvent utilisée, mais s’avère d’autant plus pertinente dans le contexte du télétravail pour combattre l’isolement. Nous ne gérons pas tous la distance de la même façon, et avoir un partenaire permet de bâtir une relation de confiance plus rapidement. De plus, travailler de façon collaborative avec un partenaire ou une équipe rapprochée permet aussi de gagner en autonomie plus rapidement, en répétant et appliquant les procédés qu’il observera dans son équipe. Il est important de ne pas laisser un nouvel employé livré à lui-même, surtout en télétravail.

• Présentation approfondie : Il est apprécié d’intégrer le nouvel employé en amont de son arrivée. Le mettre en copie de quelques courriels, et surtout du courriel annonçant à l’équipe son arrivée, afin que chacun puisse l’accueillir à sa façon, et qu’il puisse avoir un premier aperçu de l’équipe, de premiers échanges qui le mettront dans de bonnes dispositions. À son arrivée il est important que tous les collaborateurs soient présents lors de la rencontre de présentation et faire un tour de table virtuel où chacun participe, et enfin inviter le nouvel employé à se présenter à son tour et de bénéficier d’une réelle présentation interactive.
  
  C’est également un bon moment pour une présentation de la culture organisationnelle (valeurs, mission et vision) ainsi que les politiques RH. Pour ce faire, certaines organisations ont déjà emboîté le pas vers le numérique en dynamisant leur manuel de l’employé de façon à ce qu’il serve réellement de manuel de référence.
  
  Il est recommandé également de structurer un programme de rencontres au cours des 2 premières semaines, entre le nouvel arrivant et les différents services de l’entreprise, afin qu’il puisse rencontrer, échanger et avoir une vision 360 de tous les services, même ceux avec lesquels il ne travaillera pas directement.

• Présence des gestionnaires : après la socialisation en équipe rapprochée et avec tous les autres collaborateurs, il ne faut pas oublier les gestionnaires. Il est important de montrer sa présence, s’impliquer dans l’intégration de son nouvel employé en instaurant une communication claire et sereine. La hiérarchie peut s’avérer être une barrière, surtout à distance, donc il est important de se rendre accessible et disponible, autant pour les nouveaux que pour les anciens employés.
  Il est conseillé aux gestionnaires de prendre connaissance des premières impressions, demander des retours, faire un suivi sur les premières semaines, puis les premiers mois, pourquoi pas créer un sondage à mi-parcours afin de pouvoir améliorer les intégrations futures.
  Il est important aussi de donner son point de vue de gestionnaire, commenter sur les bonnes et moins bonnes impressions reçues, est-ce vous trouvez qu’il s’intègre bien, souligner le positif. Si une remarque négative a été remontée, il faut alors prendre le temps de résoudre ensemble la situation.

• Expérience employé long terme : la socialisation, les échanges, les rencontres formelles ou moins formelles ne doivent pas s’en tenir qu’aux intégrations de nouveaux arrivants. Il est indispensable en télétravail de maintenir un climat d’entente et de convivialité dans ses équipes. Encore une fois, la distance n’étant pas facile à gérer pour toutes et tous, il faut s’impliquer dans le bien-être de chacun que ce soit de façon individuelle, groupée ou générale ; par exemple instaurer des rencontres hebdomadaires qui aborderont des sujets moins formels, favoriser les conversations et échanges (pause-café virtuel), mettre en place des activités régulières pour rassembler les équipes et maintenir une bonne cohésion. Pour animer l’informel et être inclusif, il existe de nombreux outils technologiques, que ce soit un canal Teams, un groupe Facebook ou autre.

La pandémie et la généralisation du télétravail ont parfois amené les entreprises à rencontrer un fort turn-over dans ses équipes ; il est possible qu’une partie ou même que la majorité de vos équipes ne se soient jamais rencontré « en vrai », il faut laisser de la place dans vos plannings pour apprendre à se connaître les uns les autres et tisser des relations comme le présentiel le permettait.

Comment garder un environnement de travail sain à distance ?

Bien que le contexte du travail à distance se veut plus propice à la concentration et à la productivité, avons-nous toutes et tous les bonnes cartes en main pour profiter réellement de ce mode de travail ?

Nous connaissons tous les bienfaits du télétravail, ces avantages que chaque organisations et employés mettent de l’avant depuis qu’il a été imposé pour lutter face à la pandémie.
On y reconnait en effet des avantages de temps et d’argent par la suppression des trajets, un travail puis efficace puisque moins dérangé et moins de tentations avec ses collègues à prendre une pause qui pourrait s’éterniser. On y trouve aussi pour la plupart un meilleur équilibre entre la vie professionnelle et personnelle, que l’on ait une famille à charge ou non.
Mais ce dont on parle moins, c’est qu’il existe de nombreux inconvénients qui ne peuvent pour la plupart être résolus que par un management efficace et une équipe en parfaite cohésion. En effet, force est de constater que le télétravail peut induire certains désavantages tels que : l’absence de contact avec ses collègues, ce qui peut amener à un sentiment de solitude pour les plus sociables. Nous pouvons également tous réaliser qu’un débordement de travail est vite arrivé, non pas par manque d’organisation, mais il peut être difficile de décrocher du travail en fin de journée ou de semaine. Enfin, la motivation et la discipline peuvent être difficiles à trouver et à garder pour une grande partie des employés.

Afin de palier au mieux à ces inconvénients, et de garder ses équipes motivées, dans un environnement favorable à la productivité, tout en ayant à cœur de bien-être de tous, il faut faire appel à certaines qualités indispensables chez les bons gestionnaires d’aujourd’hui.

Qualités d’un bon gestionnaire à distance *

• Style de gestion basé sur les résultats, l’encadrement plutôt que le contrôle
• Attitude positive face au télétravail
• Confiance en ses employés
• Capacité à motiver son équipe à distance
• Aptitude à donner de la rétroaction
• Encouragement de l’autonomie
• Flexibilité, capacité d’adaptation
• Habiletés de communication
• Connaissance des technologies et systèmes d’échange en ligne

Les gestionnaires doivent également être en mesure de mettre en place certaines actions telles que :

• Déployer une politique de télétravail qui balise les modalités du télétravail et les droits et responsabilités de chacun
• Former les gestionnaires et les superviseurs sur l’encadrement du personnel à distance
• S’assurer que tout le personnel a un espace de travail adéquat et le matériel nécessaire
• Avoir une visibilité sur les projets en cours, être conscient du travail de chacun
• Favoriser les échanges et le partage pour rassembler ses équipes et maintenir une cohésion
• Capacité à reconnaître le bon travail et à en faire part

Cependant le gestionnaire n’est pas le seul à avoir un rôle à jouer en télétravail. C’est un réel travail d’équipe que de maintenir une parfaite cohésion.

Quelques conseils pour les employés en télétravail *

• Autonomie, esprit d’initiative
• Bonne connaissance du travail
• Sens de l’organisation et des priorités
• Compétences technologiques
• Aptitude à la communication, à faire les suivis
• Discipline et motivation personnelle
• Minimum de supervision requise
• Flexibilité, capacité d’adaptation
• Besoin réduit de contacts sociaux en personne
• Transmettre le même respect par écrit
• Indulgence envers ses collègues

A découvrir aussi :
– Adopter un système de travail collaboratif, les outils.
– Réinventer l’expérience employé.
– Guide d’activités et jeux d’ambiance à distance.

*(CEFRIO,2001, Tremblay, 2001,2013)
*(CEFRIO, 2001, Tremblay, 2001, 2013, 2020)

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